結論：法律上は2週間前、実務上は決めたらすぐ
内定辞退を「何日前までに伝えればいいか」で悩んでいる方へ。法律上の期限と、実務で望ましいとされるタイミングは、実は別のものとして分けて考えるとすっきりします。法律上は、入社日の2週間前までに意思表示をすれば足りるという整理が一般的です。一方で、実務上は辞退を決めた時点でできるだけ早く伝える方が、自分にとっても企業にとっても負担が小さくなります。この2つを混同すると、「まだ2週間あるから」と先延ばしにして、かえって伝えにくい状況を自分で作ってしまうことがあります。
法律上はいつまでに伝えればいいのか
採用内定は、法的には期間の定めのない労働契約が入社日を始期として成立している状態(始期付解約権留保付労働契約)として扱われるのが一般的な考え方です。そのため、期間の定めのない労働契約の解約について定めた民法627条の考え方が適用されると説明されています。茨城労働局が公開しているQ&Aでは、期間の定めのない労働契約について、労働者からの退職の申し入れは申し入れ後2週間を経過した時点で有効になるという趣旨の説明がされています。法テラスも、内定者は原則としていつでも内定を辞退できるという立場を示しています。就業規則に「1か月前までに申し出ること」などと書かれていても、法律上はそれより短い期間で辞退の効力を主張できると考えられており、会社側が一方的にそれより長い期間を強制できるものではありません。
実務上はなぜ早い方がいいのか
法律上の期限に余裕があるからといって、ぎりぎりまで連絡を引き延ばすメリットはあまりありません。企業側は内定を出した時点で、その人数を前提に採用計画や配属、研修の準備を進めています。辞退の連絡が遅くなるほど、企業が代わりの採用活動をする時間も削られてしまいます。迷う気持ち自体は自然なことですが、いったん辞退すると決めたのであれば、その時点でなるべく早く伝えることが、結果的に自分の心理的な負担も軽くする近道になります。連絡が遅れて気まずさが増すほど、かえって連絡しづらくなるという悪循環にも注意が必要です。
すぐに決められないときはどうするか
他社の選考結果を待っていたり、家族と相談したかったりして、まだ決めきれない場合もあると思います。その場合は、無理に即答する必要はありません。次のような進め方が考えられます。
- 「いつまでに返事をすればよいか」を先に企業に確認し、期限を共有してもらう
- 検討中であることを早めに伝え、連絡が空白の期間を作らないようにする
- 期限までに決まらない場合は、その時点で改めて状況を伝える
迷っている事実を伝えることと、辞退を決めた事実を伝えることは、どちらも「連絡を先延ばしにしない」という点で同じくらい大切です。
遅くなってしまった場合の伝え方
すでに連絡が遅くなってしまった場合でも、そこから対応を変えることはできます。気づいた時点で、できるだけ早く、誠意をもって連絡することが基本です。電話が難しければメールでも構わないとされていますし、まずは謝罪と感謝を伝えたうえで、辞退の意思をはっきり示すことが大切です。損害賠償を持ち出されるなど対応に困る場面になった場合は、その場で条件を受け入れず、大学のキャリアセンターや公的な労働相談の窓口に事実関係を伝えて相談することをおすすめします。